25 jan Routekaart aanbesteden

Door I. Kok:

Deze routekaart is een voorproefje van wat 22graden voor u kan betekenen. Onderstaand een aantal algemene stappen, per type traject zal dit uiteraard verschillen. Als u een selectieprocedure volgt of gebruik maakt van een marktconsultatie zullen meerdere stappen volgen.

Gedurende de gehele procedure: normen in acht houden: transparant, non-discriminatoir, gelijke behandeling en proportioneel.

Fase 1

1. Samenstellen aanbestedingsteam
2. Welk wettelijk kader is van toepassing
3. Marktonderzoek à wat wil ik kopen?
4. Bevindingen contractmanagement/evaluatie

Iedere aanbesteding moet beginnen met de vraag: wie gaat het doen? In het aanbestedingsteam zijn de volgende rollen te verdelen: een coördinator, een inhoudsdeskundige, een onderhandelaar, een aanbestedingsjurist en een ondersteuner. Ook kunt u denken aan een rapporteur die zijdelings betrokken is bij de aanbesteding, als u het College van B&W een totaaloverzicht wenst te geven van het verloop van de procedure. De mogelijkheden in welke procedures u toe kunt passen verschillen per opdracht. Relevant hierbij is bijvoorbeeld de grootte en de aard van de levering of dienst.

Fase 2

5. Wijze van aanbesteding kiezen à inspraak Raad
6. Procedure opstellen met deadlines

In deze fase is het belangrijk dat u rekening houdt met kleinere instellingen. U bent gehouden de Nederlandse Aanbestedingswet toe te passen, met de daarbij behorende Gids Proportionaliteit. De Gids en de Aanbestedingswet gaan beide uit van de bescherming van de belangen van het MKB. Ook is belangrijk dat u inzicht krijgt in de administratieve lasten en kosten voor inschrijvingen van een instelling. Probeer hierbij voor uzelf ook doelstellingen te formuleren. Wat vindt u een redelijke tijd die een instelling aan de inschrijving besteed? Zorg ook voor een heldere planning, en maak in deze fase al inzichtelijk wie waarvoor verantwoordelijk is. Maak ook duidelijk welk type procedure u volgt. Voor de rechtszekerheid is van belang dat dit duidelijk is, anders bent u niet transparant. Een mengelmoes van type procedures kiezen is dan ook niet aan te raden.

Fase 3

7. Uitsluitingsgronden opstellen (persoonlijke omstandigheden van de deelnemers)
8. Geschiktheidscriteria opstellen (niveau van bekwaamheid geëist door aanbesteder)
9. Selectiecriteria opstellen (om aantal inschrijvers te verminderen)
10. Gunningscriteria opstellen (subcriteria en wegingsfactoren)
11. (Raam)overeenkomst opstellen
12. Inkoopdocument gereedmaken

Het zwaartepunt van de voorbereiding komt in fase 3 te liggen. De voorbereidende fase is de belangrijkste fase. Hier maakt u keuzes die de uitkomst van de aanbesteding bepalen (en daarbij ook de doelmatigheid). Let hierbij op dat de keuzes die u maakt onderbouwd dienen te zijn met een deugdelijke motivatie. Hierbij kunt u jurisprudentie en de Gids Proportionaliteit als leidraad gebruiken. Denkt u er ook aan zo transparant mogelijk te zijn in uw wensen en doelen. Bij het aanbesteden van raamovereenkomsten bijvoorbeeld, is een risico dat de werkelijkheid af zal wijken van hetgeen u afspreekt. Wees hier duidelijk en eerlijk over naar inschrijvers toe.

Fase 4

13. Inkoopdocument + (raam)overeenkomst (publicatie)
14. Q&A

Na en bij publicatie dient u rekening te houden met de wettelijk geregelde termijnen in de Aanbestedingswet. Hier heeft u uiteraard eerder in de planning rekening mee gehouden, maar deze komen nu weer naar boven. U dient deze deadlines strikt aan te houden. Een inschrijver coulance bieden, is niet aan te raden. Dit is immers in strijd met het beginsel van gelijke behandeling: de andere aanbieders hebben deze coulance niet gekregen. Bij de Q&A zult u mogelijk veel vragen ontvangen. Houd hier rekening mee en zorg dat het aanbestedingsteam fulltime beschikbaar is.

Fase 5

15. Inschrijvingen ontvangen
16. Beoordeling aan de hand van beste prijs- kwaliteitverhouding

Bij de beoordeling dienen alle inschrijvingen op dezelfde wijze beoordeeld te worden. In het kader van integriteit is het niet aan te raden de beoordeling bij een persoon neer te leggen. De beoordeling dient idealiter door een team te geschieden en in verschillende stappen. Zorg ook voor een juiste verslaglegging van de beoordeling. En zet de beoordeling direct na het ontvangen van de stukken in gang. Het aanvullen van ontbrekende informatie door de inschrijvers is in de regel ook niet mogelijk als in de aanbestedingsstukken duidelijk vermeld staat dat het niet of niet volledig verstrekken van de gevraagde gegevens zal leiden tot uitsluiting. Eenvoudig te herstellen gebreken daarentegen, mogen wel gerepareerd worden.

Fase 6

17. Gunning

In de gunningsfase is van belang dat u rekening moet houden met de Alcateltermijn, de inschrijvers hebben na de (voorlopige) gunning 20 dagen om een kort-geding aan te spannen. U dient dus altijd eerst voorlopig te gunnen.