Bestuurlijk aanbesteden

Waarom bestuurlijk aanbesteden niet altijd tot goede resultaten leidt

Sinds 2009 is binnen gemeenten het bestuurlijk aanbesteden razend populair. Uit onderzoek van het Public Procurement Research Centre (PPRC) blijkt dat maar liefst 55% van de gemeenten in 2014 een bestuurlijke aanbesteding uitschreef (Jan Telgen en Niels Uenk, 2015: PPRC: Universiteit Utrecht en Universiteit Twente). Bestuurlijk aanbesteden is dus een relatief jonge, populaire manier van aanbesteden. De procedure is innovatief, maar dit zegt niks over het resultaat. Aan bestuurlijk aanbesteden kleven namelijk ook een aantal flinke risico’s. Hieronder een korte schets van vijf valkuilen en oplossingen.

Wat is bestuurlijk aanbesteden?

Bij bestuurlijk aanbesteden worden langdurige relationele overeenkomsten afgesloten. Soms tot wel 10 jaar. Deze overeenkomsten zijn na gunning inhoudelijk aan te passen door partijen via zogenaamde overlegtafels. Voor deze tafels wordt vooraf een ontwikkelagenda opgesteld. De overeenkomsten staan open voor alle aanbieders die voldoen aan de (vooraf opgestelde) contract- en prijsafspraken. Er worden in de regel geen volumeafspraken gemaakt. Alle aanbieders ontvangen hetzelfde tarief en voor zowel zorgaanbieders als gemeenten geldt er vaak een tussentijdse opzegmogelijkheid.

  1. Arbeidsintensief

Voor succesvol bestuurlijk aanbesteden is intensief contact met de aanbieders, Wmo-raden en de colleges B&W noodzakelijk. Hiermee is het een arbeidsintensieve procedure.

  1. Te veel of te weinig aanbieders

Bij bestuurlijk aanbesteden is er een risico op beide scenario’s. Te veel aanbieders zorgt voor ingewikkeld contractmanagement en een mogelijke versnippering van de dienstverlening. Dit doordat iedere aanbieder kan aansluiten, mits zij voldoen aan de eisen binnen het opgestelde convenant.

Tegelijkertijd mag worden verwacht dat de lokaal werkende partijen zich uitselecteren: de zittende grote partijen kunnen dus een sterkere positie krijgen. De visie en belangen van de gevestigde instellingen kunnen hiermee gaan overheersen, ook is er een risico dat alleen met de bestaande organisaties afspraken worden gemaakt. Als de gemeente met weinig aanbieders een contract sluit en er tijdens de looptijd geen nieuwe aanbieders worden toegelaten, kan de keuzevrijheid van de cliënt heel beperkt zijn.

  1. Slechte positie voor kleine aanbieders

Ook kunnen kleine aanbieders mogelijk niet mee ontwikkelen, omdat ze weinig cliënten hebben en dan is het lastig om veel tijd te investeren in ontwikkeling met collega-partners. Dit kan doorontwikkeling, innovatie en flexibiliteit in de weg staan.

  1. Lange looptijd

Ook de lange looptijd van contracten die in het kader van bestuurlijk aanbesteden gesloten worden leveren weinig prikkels tot innovatie. Immers motiveren zij niet om op korte termijn veranderingen te weeg te brengen. Wel kan gesteld worden dat een langere looptijd weer voordelen heeft voor aanbieders: die zien zich gesterkt van een inkomstenstroom en kunnen daarom investeringen doen.

  1. Rechtsonzekerheid

Bestuurlijk aanbesteden kent een grote mate van rechtsonzekerheid. De overeenkomsten kunnen binnen bestuurlijk voortdurend worden aangepast. Hierdoor hebben aanbieders een onvoordelige positie. Dit heeft ook het geval dat voor gemeenten hun rechtspositie onduidelijk is. Daarnaast kan het leiden tot het vooraf weinig doordenken van risico’s, doordat tijdens de looptijd van de overeenkomst aanpassingen kunnen worden gemaakt.

Oplossingen

Bij bestuurlijk aanbesteden wordt gebruik gemaakt van de ruimte die geboden wordt binnen de procedure voor sociale en andere specifieke diensten (vanaf 18 april 2016). Het belangrijkste verschil met het huidige 2B-regime (die eenzelfde ruimte biedt) is dat aanbestedende diensten verplicht zijn om opdrachten vooraf aan te kondigen. De verplichte aankondiging impliceert een recht voor de ondernemers om vooraf op de hoogte te zijn van een aanbesteding. De nieuwe regelgeving stelt daarnaast dat aanbesteden van deze diensten alleen verplicht is voor opdrachten boven de € 750.000.

Hoewel bestuurlijk aanbesteden als een van de eerste niet-Europese aanbestedingsvorm wordt toegepast bij gemeenten, zijn er meerdere mogelijkheden. Het is zeer goed mogelijk binnen de procedure voor sociale en andere specifieke diensten gebruik te maken van de kernwaarden van bestuurlijk aanbesteden, en een gedeelte weg te laten. Zo kan in een procedure dankbaar gebruik gemaakt worden van het uitgangspunt van overleg met alle betrokkenen, maar moet men waken nieuwe en kleine aanbieders niet buiten spel te zetten. Hiermee is de procedure nog steeds arbeidsintensief te noemen, daar valt mogelijk weinig aan te veranderen. Ook kan een combinatie gemaakt worden met resultaatgericht inkopen, om zo innovatie bij aanbieders te stimuleren. Het voortdurend aanpassen van overeenkomsten kan ook weggelaten worden, hiermee wordt onnodig veel onduidelijkheid geschept. Bovendien doorstaat het mogelijk niet de toets der transparantie die de wetgever nu juist beoogd met een aanbestedingsplicht.

In de kern moeten partijen tijdens zo’n vrije manier van aanbesteden continu terug kunnen grijpen op een vast punt in de besluitvorming: de waaromvraag. Voldoen onze afspraken nog aan de door ons gewenste resultaten? Alles in acht genomen biedt bestuurlijk aanbesteden een platform om een passende aanbestedingsprocedure op te stellen. Waarbij door rekening te houden met bovenstaande risico’s goede resultaten behaald kunnen worden.

22graden
Info@22graden.nl